Resum en una frase: el registre horari digital obligatori demana un sistema digital, traçable i accessible en remot, amb possibles sancions per treballador. Per tant, val més preparar-se ara.
Què exigeix la nova normativa
La Inspecció exigirà un sistema digital (no paper ni Excel), inalterable i amb marca temporal. A més, cal conservar les dades com a mínim 4 anys i donar accés immediat a plantilla, representants i Inspecció. Les pauses, els descansos i les hores extres també s’han de registrar i quadrar amb la nòmina. A ALR revisem abans la coherència registre–nòmina i la política de pauses per evitar incidències.
Terminis reals: quan serà obligatori
El canvi arribarà per decret. Després de la publicació al BOE, s’acostuma a fixar un període d’adaptació de 6 mesos. D’altra banda, la interoperabilitat i l’accés remot en temps real poden concretar-se en un reglament tècnic posterior. En conseqüència, comença la migració ja i deixa els detalls fins que el reglament els defineixi.
Encara val el paper o l’Excel?
No. Són mètodes manipulables i sense traçabilitat. Per això, la tendència demana plataformes amb logs, rols d’usuari, exportables i auditoria. A la nostra assessoria de Castelldefels, el que millor funciona és passar a un sistema digital amb protocol de correccions (qui, quan i per què) i un procediment de pauses signat per la plantilla. Així, el registre horari digital obligatori es compleix sense sorpreses.
Què mirarà la Inspecció (i com superar-ho)
- Cobertura total: tots els contractes han de fitxar.
- Integritat: cap edició sense rastre.
- Accessibilitat: registres llegibles al moment.
- Quadre amb nòmina: pagar o compensar les hores extres.
- Teletreball: evidència tècnica del fitxatge remot.
A ALR fem un simulacre: demanem 3–6 mesos de registres, els creuem amb nòmines i revisem pauses. Si passes el simulacre, la inspecció real no espanta.
Requisits tècnics mínims del software
- Marca de temps fiable i registre d’esdeveniments.
- Traçabilitat i còpies de seguretat; control d’accessos.
- Exportables immediats (PDF/CSV).
- Privacitat i RGPD; evita biometria si no tens base jurídica sòlida.
- Accés remot per a requeriments d’ITSS quan correspongui.
En pimes del Baix Llobregat prioritzem app mòbil, fitxatge de pauses i regles per torns. A més, el report automàtic per centre agilitza auditories del registre horari digital obligatori.
Checklist d’implantació (pimes)
- Política interna de fitxatge, pauses i teletreball (1 full).
- Mapa de riscos: llocs, torns, pics i hores extres.
- Software amb rols, logs i exportables; pilot de 2–3 setmanes.
- Formació a comandaments i plantilla (15–30 minuts, amb vídeo).
- Simulacre ITSS: lliura en 24 h 3 mesos de registres + quadre amb nòmines.
- Auditoria trimestral d’incidències i correccions.
- Arxiu 4 anys i còpia externa.
Amb aquests passos, el registre horari digital obligatori deixa de ser un problema i es converteix en rutina.
Règim sancionador: el gir “per treballador”
El règim s’endureix. Les actes poden individualitzar la infracció. Això multiplica el risc si falten fitxatges o hi ha incoherències. Per tant, aposta per procediment i evidència. El registre horari digital obligatori necessita constància i controls.
FAQs ràpides
Quan s’exigirà a tothom? Després del decret i la publicació al BOE, sol haver-hi 6 mesos d’adaptació. Alguns requisits tècnics s’activaran amb un reglament posterior.
Puc seguir amb Excel si ho signem? No. No garanteix traçabilitat ni inalterabilitat.
Teletreball i pauses? S’han de fitxar. Prepara evidència del fitxatge remot. Així compliràs el registre horari digital obligatori sense tensions.